Boekhoudprogramma voor kleine ondernemers: vind de juiste balans

De Belastingdienst stelt strenge eisen aan je boekhouding. Sinds februari 2025 is er een nieuwe standaard voor het exportbestand van je administratie [01]. Dit bestand heet de XML Auditfile Financieel 4.0 [01]. Deze versie is eenvoudiger dan de oude versie [01]. Je software moet ook geschikt zijn voor Standard Business Reporting [02]. Dit noemen we SBR [02]. Hiermee stuur je belastingaangiftes veilig naar de overheid via een beveiligde digitale poort [02, 34].

Er komen ook nieuwe Europese regels aan voor digitale facturen [03]. Dit heet de ViDA-richtlijn [03]. Vanaf 1 juli 2030 moeten digitale facturen verplicht zijn voor handel met andere EU-landen [03, 45]. Het Nederlandse kabinet wil deze verplichting mogelijk al vanaf 1 januari 2030 invoeren voor binnenlandse handel [20, 45]. Let op: dit is nog een voorstel. Je moet de definitieve wetgeving eind 2026 nog extra controleren [03].

Daarnaast moet je rekening houden met de fiscale bewaarplicht [04]. Je moet je administratie minstens 7 jaar bewaren [04, 19]. Voor transacties met vastgoed of speciale EU-btw-regelingen is dit zelfs 10 jaar [04, 19]. Als je bankrekening automatisch koppelt met je software, valt dit onder de PSD2-wetgeving [05]. Je softwareleverancier moet hiervoor een vergunning hebben van De Nederlandsche Bank [05]. Zorg ook dat je een verwerkersovereenkomst tekent met je softwareleverancier om te voldoen aan de privacywet AVG [42].

Als zzp'er betaal je voor boekhoudsoftware meestal tussen de €0 en €25 per maand [44]. Een betaald pakket kost gemiddeld €12 tot €20 per maand [44]. Een traditionele boekhouder kost je al snel €1.500 tot €3.000 per jaar [44]. Je kunt veel geld besparen door zelf te boekhouden met software [44]. Je combineert dan software van bijvoorbeeld €10 tot €15 per maand met een jaarlijkse controle door een adviseur [44]. Deze controle kost ongeveer €200 tot €300 of €300 tot €600 per jaar [44]. Je totale kosten zijn dan €380 tot €480 of €420 tot €780 per jaar [44]. Hiermee bespaar je €700 tot €2.500 per jaar [44].

Te veel bezuinigen op software is echter onverstandig. Een heel goedkoop pakket van €9,95 per maand heeft vaak minder automatisering [44]. Als je daardoor uren handmatig werk moet doen, kost dat veel tijd [44]. Bij een uurtarief van €75 is die verloren tijd al snel €750 per maand waard [44]. Handmatige fouten kunnen bovendien leiden tot boetes van de Belastingdienst [44]. Deze boetes liggen tussen de €68 en €5.278 per overtreding [44]. Ook kan je boekhouder extra kosten van €400 tot €1.000 rekenen om fouten te herstellen [44].

Voor een grotere onderneming zoals een bv zijn de kosten hoger [44]. Software zoals Exact Online of AFAS kost dan €30 tot €100 per maand [44]. Zelf boekhouden met deze software en een accountant inschakelen voor de jaarrekening kost in totaal €3.100 tot €4.200 per jaar [44].

Voor startende zzp'ers Als startende zzp'er wil je software die makkelijk te begrijpen is. Moneybird is een populaire keuze en kost tussen de €15 en €59 per maand [44]. Het Starter-pakket kost €15 per maand en is beperkt tot 20 banktransacties [15, 32]. Het Groei-pakket kost €28 per maand [23] en het Professional-pakket kost €35 tot €41 per maand [15, 44]. Moneybird biedt ook een eigen bankrekening die direct in de software zit [24]. Een ander goed alternatief is e-Boekhouden.nl [44]. Starters krijgen hier de eerste 15 maanden gratis [12, 22]. Daarna betaal je €9,95 per maand voor het ZZP-pakket [12, 22] of €14,50 per maand voor het Standaard-pakket [22].

Voor maximale automatisering Wil je zo min mogelijk tijd besteden aan je administratie? Jortt maakt gebruik van een slimme robot die veel werk overneemt [29]. De basisversie van Jortt is gratis als je minder dan 10 facturen per maand verstuurt [37, 44]. De betaalde pakketten zijn ZZP voor €19,95 per maand, MKB voor €24,95 per maand en Plus voor €34,95 per maand [16, 37].

Voor parttimers en groeiende bedrijven Als parttime ondernemer met weinig facturen kun je kiezen voor Rompslomp [28]. Rompslomp heeft een gratis Starter-pakket [17]. De betaalde pakketten kosten €7,95 per maand voor Puur Factuur, €13,50 per maand voor Basic en €26,50 per maand voor Professional [17]. Wil je juist groeien naar een bv-structuur? Dan sluit SnelStart goed aan [28]. De prijzen van SnelStart lopen vanaf 1 juli 2026 van €9,50 per maand voor inOrde tot €64 per maand voor Enterprise [14, 44]. Wil je direct je inkomstenbelasting aangeven vanuit de software? Dan is DigiBoox een geschikte optie [31].

Als kleine ondernemer kun je gebruikmaken van speciale belastingregels. De Kleineondernemersregeling, oftewel de KOR, geeft een btw-vrijstelling als je omzet onder de €20.000 per jaar blijft [07, 44]. Heb je minder dan €2.200 omzet per jaar en sta je niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Dan hoef je je helemaal niet aan te melden voor de btw [07]. Je moet dan nog wel je inkoopfacturen bewaren [07]. Let op: de regels rondom de KOR veranderen mogelijk door nieuwe wetgeving, dus controleer dit vooraf goed [39].

Voor de inkomstenbelasting gelden in 2026 specifieke aftrekposten [44]. De overheid verlaagde de zelfstandigenaftrek naar €3.750 [44]. Als starter kun je daarnaast recht hebben op de startersaftrek van €2.123 [44]. De mkb-winstvrijstelling bedraagt 13,31% van je winst [44]. Ook kun je recht hebben op een arbeidskorting tot €5.158 [44]. Zorg dat je boekhoudsoftware deze actuele cijfers correct verwerkt.

Sinds 1 januari 2025 controleert de Belastingdienst ook weer strenger op schijnzelfstandigheid via de Wet DBA [06]. De Belastingdienst beoordeelt of verlengt sinds september 2024 geen modelovereenkomsten meer [06]. Bestaande overeenkomsten zijn nog geldig tot eind 2029, maar alleen als je in de praktijk ook echt als zelfstandige werkt [06].